makalah manajemen

                                                                 Analisis Jabatan 

                                                                         BABI  

                                                               PENDAHULUAN

1.1. Pengantar 

Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya adalah sumber

daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan,

metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan  dengan sumberdaya organisasi perlu

diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan

yang  mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara cermat. Proses

manajemen yang balk harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut demi

tercapainya tujuan organisasi.

Sebagaimana elemen organisasi yang lain sumberdaya manusia harus

dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada

dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis,

ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia.

Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa

manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks.

Seringkali effisiensi pelaksanaan organisasi tergantung pada pengelolaan

dan pendayagunaan  manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer harus

mampu bekerja secara efektif dengan manusia, dan harus mampu memecahkan

bermacam-macam persoalan sehubungan dengan  pengelolaan  sumberdaya

manusia. Pengelolaan sumberdaya manusia di dalam organisasi kemudian dikenal

dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang menjadi Manajemen

Sumberdaya Manusia.

1.2. Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia 

Manajemen Sumberdaya Manusia dapat didefinisikan sebagai suatu proses

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan  pengendalian sumberdaya

dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan

tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui

pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan

pemeliharaannya (termasuk  pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja

serta juga  pengembangan karir serta pemberhentian personil. Secara skematis

ruang lingkup manajemen sumberdaya manusia dapat dilihat pada Gambar-1.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  11.3. Sasaran Manajemen Sumberdaya Manusia 

Salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumberdaya

manusia yang dimilikinya secara  optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti

mengupayakan agar  sumberdaya manusia itu mampu  dan mau bekerja secara

optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui

proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya

seperti dapat dilihat pada Gambar-1.

Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik

bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat

dan kemampuannya, serta bila mana ia bisa memenuhi kebutuhannya  dengan

melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan

orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya,

dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia

sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the

Right Time". Jadi manajemen sumberdya manusia pada saat yang tepat harus

bisa mengusahakan agar tenaga  kerja itu ditempatkan  pada posisi yang  tepat

sesuai dengan minat dan kemampuannya.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  2BAB II

ANALISIS  JABATAN

2.1. Pengantar

Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the

Right Time" ada beberapa hal yang harus  diketahui. Dari sudut perusahaan,

maka unsur pertama  yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab

perusahaan sebagai organisasi adalah  wadah tempat manusia (MAN) bekerja.

Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan

kadang-kadang diartikan sebagai posisi  atau pekerjaan, tanpa penjelasan  lebih

jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini,

Departemen Tenaga  Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti  dari

beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:

™ UNSUR

Ialah komponen yang paling kecil  dari  pekerjaan. Misalnya memutar,

menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

™ TUGAS

Ialah sekumpulan dart beberapa  UNSUR  pekerjaan. Tugas merupakan

kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang

diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

™ KEDUDUKAN (POSISI)

Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau

pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan

kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu

perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau

pekerjanya.

™ PEKERJAAN

Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban

atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan

dapat diduduki oleh  satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di

berbagai tempat.

™ JABATAN (JOB)

Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau

berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta

kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama

meskipun tersebar di berbagai tempat.

Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa

permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan

yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman

istilah (NAMA JABATAN) danjuga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada

jabatan itu sendiri.

Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan  yang

mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama

adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang

berbeda.

Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai

5 orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang  ahli teknik. Namun apa

yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui

secara jelas oleh perusahaan. Bahkan  ironisnya para pemegang jabatan itu

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  3sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang sipa yang seharusnya ia

kerjakan.

Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang

secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang

berhubungan dengan suatu jabatan 

2.2. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia 

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan

sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :

™ Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja

™ Menentukan besarnya upah 

™ Merancang jalur karir pekerja / pegawai

™ Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil

™ Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi  organisasi, analisa jabatan juga

bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan

ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan 

kualifikasi yang ia miliki, berarti para  pegawai tersebut telah diberikan

kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya

seoptimal mungkin.

2.3. Analisis Jabatan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan

menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan

dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

™ Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut 

™ Apa wewenang dan tanggung jawabnya

™ Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

™ Bagaimana cara melakukannya

™ Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan

pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

™ Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan 

™ Keterampilan, sikap dan kemampuan  yang diperlukan untuk melakukan

pekerjaan tersebut 

™ Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian

2. Pekerja yang bersangkutan 

3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu 

4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan 

Berdasarkan sumber-sumber tersebut,  pengumpulan informasi untuk analisa

jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket)  kepada para pemegang

Jabatan 

2. Melakukan wawancara  langsung dengan pekerja  yang bersangkutan,  orang

yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya

3.  Melakukan pengamatan langsung  pada pelaksanaan pekerjaan atau

mempelajari buku catatan harian

Informasi yang diperoleh dari  Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam

beberapa butir berikut:

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  41.  Nama jabatan, lokasi ketja, range upah 

2.  Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi

3.  Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada

pemangku jabatan 

4.  Peralatan dan bahan yang digunakan 

5.  Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja 

6.  Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain 

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan

tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan

gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau

kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1.  Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a.  Penyusunan organisasi baru 

b.  Penyempumaan organisasi yang sekarang

c.  Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap

jabatan 

2. Kepegawaian

a. Rekrutmen seleksi/penempatan

b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning) 

d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c) 

e. Program pelatihan 

3. Ketatalaksanaan

a. Tata laksana 

b. Tata kerja/prosedur

Jadi sebenarnya yang  dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan

untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang

diperoleh dari proses  analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data

jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi

informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian

jabatan (Job Description).

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1.  Uraian Jabatan (Job Description).

2  Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job

Requirement)

2.3.1. Uraian Jabatan (Job Description)  

Uraian jabatan adalah suatu catatan  yang sistematis tentang tugas dan

tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta

yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk

menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya

pekerjaan rangkap, serta untuk  mengetahui batas-batas tanggung jawab dan

wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan  dalam Uraian Jabatan pada umumnya

meliputi :

1.  Identifikasi  Jabatan,  yang  berisi  informasi tentang nama jabatan, bagian dan

nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2.  lkhtisar Jabatan,  yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan  tersebut;

yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan

atas informasi pada  identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup

jelas 

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  53.  Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari

Uraian Jahatan dan  merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan

secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba

menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan

dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya 

4.  Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan

nama-nama jabatan  yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat

pengawasan yang terlibat 

5.  Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan

horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya

dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja 

6.  Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan 

7.  Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang  kondisi fisik lingkungan  kerja dari

suatu jabatan. Misalnya panas, dingin,  berdebu,  ketal, bising dan lain-lain

terutama kondisi kerja yang berbahaya

8.  Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas 

2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh

orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas

yang dibebankan  kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun

secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara

terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 

3. Persyaratan fisik dan mental 

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

2.3.3. Kegunaan Analisa Jabatan 

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan

mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1.  Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 

2.  Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3.  Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai

baru 

4.  Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 

5.  Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 

6.  Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan  dalam organisasi dan

penyederhanaan kerja

7.  Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan  keselamatan

kerja

2.4. Pelaksanaan Analisis Jabatan 

Analisis jabatan pada dasarnya adalah  suatu proses pengumpulan,

penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1.  Tahap persiapan dan perencanaan 

2.  Tahap pengumpulan data 

3.  Tahap pengolahan data Selanjutnya  setiap tahap pelaksanaan  dijelaskan

sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang

dilakukan adalah :

a.  Penegasan  kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan

bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

b.  lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di

susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi 

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  6c.  Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan

menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )

d.  Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode

yang akan digunakan.

e.  Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua

pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan

analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan

timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2.  Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan  melalui beberapa

cara:

a.  Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara

langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan

mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam

metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung

pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan

lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk  diolah menjadi informasi

yang di perlukan 

b.  Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan

kepada semua karyawan untuk di  isi. Daftar pertanyaan itu bisa

bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan

jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak

dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka

pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal

menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

c.  Metode Studi Referensi 

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang

ada dan  perbandingan dengan  organisasi lain. Metode ini jarang

digunakan.

d.  Metode Kombinasi

Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan  untuk jabatan atau posisi

yang  khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat

diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan

yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan  dapat

dianalisis  secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,

kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang

jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak

semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan

baik. Setiap kategori  karyawan  harus diberi kuisioner  tersendiri dengan gaya

bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis

buku catatan harian untuk mendapatkan  informasi tentang suatu jabatan atau

posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian

berguna,  karena si penulis tidak merumuskan kegiatan  yang sebenarnya. Juga

masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian

seperti pesuruh atau mekanik.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  73. Tahap Pengo]ahan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

1.  Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 

2.  Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

4.  Analisa persyaratan jabatan 

5.  Menyusun uraian jabatan

6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

7.  Mempersiapkan  rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola

pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai;  penilaian karya pegawai ;

sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem

dan prosedur administrasi kepegawaian.

2.5. Kesimpulan

Analisis jabatan adalah suatu  kegiatan yang sangat berguna untuk

berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design)

adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang

masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan

pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel

sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya

melaksanakan Analisis Jabatan.  Tetapi mengingat perubahan-perubahan  yang

terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3

tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.

Semua Personel Manager harus  menguasai Teknik Analisis Jabatan dan

Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.

BAB III

EVALUASI JABATAN DAN SISTEM PEMBERIAN IMBALAN

3.1. Sistem Pemberian Imbalan 

Sistem pemberian  imbalan (kompensasi) adalah merupakan hal yang

penting dalam perusahaan. Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain

karena :

Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus

dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk  mendapatkan

karyawan yang baik (bermutu)

Bisa menjadi perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya

Bisa menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan  kata lain bisa

meningkatkan motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan

3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kebijaksanaan Imbalan

/Penggajian

Dalam menetapkan kebijaksanaan berkenaan dengan masalah pemberian

imbalan (penggajian) ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh

perusahaan, baik yang bersifat internal perusahaan  maupun yang sifatnya

eksternal.

Faktor-faktor internal yang mempengaruhi antara lain adalah :

1. Kemampuan perusahaan untuk membayar

2. Eksistensi dari Serikat Pekerja 

3. Karakteristik Pekerja.

Adalah baik sekali bilamana perusahaan bisa memberikan imbalan yang

sesuai dengan prestasi yang ditunjukkan oleh masing-masing pekerja,

pengalamannya atau tingkat pendidikannya 

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  84.  Karakteristik Pekerjaan.

Pemberian  imbalanpun harus disesuaikan dengan berat / ringannya beban

kerja ataupun tanggung jawab yang harus di pikul oleh pekerja, termasuk di

sini kondisi tempat kerja ataupun  besarnya resiko untuk mendapatkan

kecelakaan kerja 

Sedangkan faktor-faktor eksternalnya antara lain adalah:

1.  Keadaan pasar tenaga kerja 

Kondisi tenaga kerja yang ada  di  pasar tenaga kerja seringkali punya

pengaruh yang besar dalam menentukan besarnya imbalan / gaji yang akan

diberikan. Hal ini berhubungan dengan prinsip "supply: demand" , dimana

imbalan akan tinggi bilamana tenaga  kerja yang kita butuhkan termasuk

tenaga kerja yang langka atau yang sulit di peroleh di pasar tenaga kerja.

Sebaliknya, perusahaan bisa  memberikan imbalan yang relatif rendah

bilamana tenaga kerja yang dibutuhkan banyak  terdapat di pasar tenaga

kerja.

2.  Biaya hidup

Besarnya imbalan pertu disesuaikan dengan biaya hidup. Hal  ini

menyebabkan besarnya imbalan, seringkali ditentukan berdasarkan daerah

dimana perusahaan berada.

3. Peraturan pemerintah 

Seperti diketahui Pemerintah, dalam hal ini  Departemen Tenaga Kerja telah

menetapkan adanya gaji/upah minimum yang disusun berdasarkan

kebutuhan fisik minimum/kebutuhan hidup minimum

 

3.3. Falsafah Pemberian Imbalan 

Sistem peemberian imbalan dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat

ADIL dan  KOMPETITIF. Kedua  sifat tersebut akan dapat dipenuhi bilaman

perusahaan memperhatikan baik faktor-faktor internal maupun eksternal

perusahaan dalam menetapkan besarnya imbalan.

3.4. Proses Penetapan Sistem Imbalan 

1.  Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran Jabatan.

Pada perusahaan yang baru berdiri,  belum bisa dilakukan analisa jabatan.

Dalam kondisi demikian, paling tidak bisa dilakukan penentuan sasaran

jabatan. Output jabatan haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan,

juga dalam penetapan imbalan. Dikenai  adanya 3 kategori sasaran jabatan,

yaitu :

™ sasaran RUTIN

™ sasaran PEMECAHAN PERSOALAN 

™ sasaran PEMBAHARUAN

2.  Evaluasi jabatan 

Penentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu

perusahaan perlu dilakukan sebagai  dasar untuk menentukan besarnya

imbalan yang adil

3.  Survey Upah 

Penelitian untuk mengetahui standard upah  yang berlaku pada perusahaanperusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan

untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.

4.  Penetapan kebijakan 

Kebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan

memperhatikan beberapa faktor antara lain:

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  9™ Peraturan Pemerintah

™ Hukum

™ Kondisi Ekonomi

™ Kondisi Pasar Tenaga Kerja 

™ Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )

4.  Penetapan Harga Jabatan 

Pada akhirnya perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan

untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling

rendah sampai yang paling tinggi.

Langkah-Iangkah dalam proses penetapan  sistem imbalan ini secara skematis

dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:

Gambar 2: Proses Penetapan Imbalan

3.5. Pengertian Evaluasi Jabatan 

Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan  adalah suatu proses yang

sistematis dan teratur dalam menentukan  nilai suatu jabatan, relatif terhadap

jabatan-jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan.

Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang

tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada.

3.6. Langkah-langkah Evaluasi Jabatan 

1.  Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan  (dengan menggunakan kuesioner,

wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun

informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah

nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa Jabatan.

2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan tersebut.  Dikenal adanya 2 macam

metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya NonKuantitatif dan metode yang Kuantitatif

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  103.7. Metode-metode Evaluasi Jabatan

1. Metode Non-Kuantitatif:

a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)

b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method) 

2. Metode Kuantitatif:

a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method) 

b. Metode Sistem angka (Point System Method)

3.7.1. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method) 

Metode Penentuan Peringkat ini adalah metode yang paling sederhana

diantara metode-metode penilaian jabatan yang lain,  yang hanya cocok untuk

diterapkan pada perusahaan kecil dengan jumlah jabatan yang sedikit.

Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus

dibentuk, yang biasanya terdiri  dari  orang-orang dalam perusahaan dengan

dibantu oleh konsultan ahli dalam bidang ini.

Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah hasil Analisa

Jabatan (yaitu Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisa

jabatan ini tidak ada, maka team penilai menentukan peringkat dari masingmasing jabatan tersebut berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari

masing-masing pekerjaan (tercakup di sini antara lain keadaan tingkat kesulitan

dan volume pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul,

pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan dan pengalaman yang

dibutuhkan serta kondisi kerja).

a. Teknik-Teknik Penentuan Peringkat

Teknik I :

-  Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan  jabatan terendah

(sebagai batas atas dan batas bawah) 

- Jabatan-jabatan lain kemudian dinilai dan ditempatkan/ diurutkan  diantara

dua batas ini.

Teknik II :

-  Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).

-  Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan

lain.

Teknik III :

-  Masing-masing anggota team penilai  membaut urutan dari semua jabatan,

kemudian hasilnya dirata-ratakan

Teknik IV :

-   Menggunakan peta struktur orgarusasi sebagai acuan 

-  Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur

organisasi 

™ Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) sederhana ; 2) cepat ;

3) murah 

™ Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) alasan penilaian tidak

jelas, hasilnya niiai kasar ; 2) subyektif (tergantung penilai) ; 3) sulit

untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu

banyak

b. Metode Klasifikasi (Grade / Classification Method)

Metode ini merupakan perbaikan dari Metode Penentuan Peringkat. Di sini team

penilai memulai kegiatannya sebagai berikut :

1)  Menetapkan beberapa kelas / tingkatan jabatan 

2)  Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas / tingkatan jabatan tersebut

secara lengkap.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  113) Team memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan

cara mencocokkan ciri kelas / tingkatan dengan interprestasi mereka tentang

ciri masing-masing jabatan (seperti tingkat kesulitannya, besarnya tanggung

jawab, latihan dan pengalaman yang dibutuhkan dan sebagainya

™ Kelebihan Metode Klasifikasi adalah: 1) sederhana / mudah ; 2) cepat ; 3)

murah

™ Kelemahan Metode Klasifikasi adalah: 1) sulit untuk menetapkan kelas/

tingkatan tersebut ; 2) masih bersifat subyektif (tergantung penilai) ; 3)

sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang

terlalu banyak

c. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method) 

Metode ini  sudah digolongkan ke dalam metode kuanitatif, karena sudah

berusaha untuk memberikan nilai kuantitatif pada masing-masing jabatan (bukan

hanya peringkat ataupun kelas / tingkatan ).

Langkah-langkah penentuan nilai relatif 

1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan faktor-faktor (dan sub faktornya, kalau

ada ) dari setiap jabatan yang akan di nilai .

Contoh :

FAKTOR SUB FAKTOR

1. Keterampilan (Skill) 1. Pendidikan

2. Inisiatif

3. Pengalaman

2. Usaha  4. Usaha Fisik

5. Usaha mental

3. Tanggung Jawab (T.J)  6. T.J atas pekerja

7. T.J atas uang

8. T.J atas peralatan

9. T.J atas bahan

4. Kondisi Kerja  10. Lingkungan kerja

11. Resiko Kerja

2. Memilih beberapa jabatan sebagai "Jabatan Kunci" (Key Jobs) yaitu jabatanjabatan yang :

™ Populer (ada [ada setiap perusahaan )

™ Upahnya telah sesuai 

™ Terdefinisi ( tugas-tugasnya ) dengan jelas

3. Team penilai melakukan penilaian terhadap faktor-faktor dan sub faktor dari

jabatan-jabatan kunci tadi, dan menyusunnya berdasarkan peningkat.

Contoh

JABATAN KUNCI  PERINGKAT DARI MASING-MASING FAKTOR

SKILL  USAHA  T.J  KONDISI KERJA

A  1  3  1  3

B  2  2  2  2

C  3  1  3  1

4. Menyusun alokasi tingkat upah yang  sesuai setiap faktor dalam jabatan

jabatan kunci tadi

JABATAN KUNCI  ALOKASI TINGKAT SETIAP FAKTOR

SKILL  USAHA  T.J  KONDISI KERJA

1  40  30  20  10

2  25  20  15  6

3  10  10  10  2

Dengan ini maka struktur upah untuk masing-masing jabatan kunci sudah

dapat dihitung.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  125.  Penilaian terhadap faktor-faktor (dan sub  faktor) dari jabatan-jabatan yang

lain dapat dilakukan dengan cara membandingkannya terhadap faktor-faktor

(sub faktor) dari jabatan kunci.

d. Metode Sistem angka (Point System Method) 

Metode ini adalah metode penilaian jabatan  yang paling banyak dipakai

oleh perusahaan-perusahaan, sebab termasuk metode yang paling teliti dan

akurat (walaupun pelaksanaannya cukup rumit) Langkah-langkah Metode Sistem

Angka 

1.  Memilih faktor-faktor jabatan,  yaitu  ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu di

bayar oleh perusahaan.

Contoh: Ketampanan  wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh

perusahaan bagi jabatan pengali sumur.

Banyaknya faktor yang digunakan, bervariasi tergantung pada kondisi

perusahaan. Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya

juga berbeda. Pemilihan faktor ini dilakukan oleh team penilai. Adapun

contoh-contoh faktor penilaian dapat dilihat sebagai berikut.

Faktor-faktor dan sub faktornya rang biasa dinilai, antara lain:

A. PENDIDlKAN 

A.1. Pendidikan Formal

A.2.  Kursus/Latihan 

A.3. Pengalaman

B. KETERAMPILAN

B.1. Keterainpilan Fisik 

B.2. Keterampilan Mental

B.3. Keterampilan Bahasa 

B.4. Keterampilan Analisis 

B.5. Keterampilan Tangan (dexterity) 

B.6. Keterampilan Sosiaf (bergaul) 

B.7. Keterampilan untuk mengambil keputusan

C. USAHA 

C.1. Usaha Fisik

C.2. Usaha Mental

D. TANGGUNG JAWAB

D.1. Tanggung jawab atas Ruang

D.2. Tanggungjawab atas Peralatan 

D.3. Tanggungjawab atas bahan 

D.4. Tanggungjawab atas Keamanan/Keselamatan Kerja

D.5. Tanggungjawab atas Rahasia Perusahaan

E. KONDISI KERJA 

E.1. lingkungan kerja 

E.2. Resiko Mengalami Kecelakaan Kerja

2.  Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub faktornya).

Defenisi faktor dan sub faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti

dan tidak mempunyai arti ganda. Derajat faktor juga harus dirumuskan

dengan jelas dan tidak bertumpang  tindih. Jumlah derajat diusahakan

minimum, dengan syarat dapat membedakan secara adil setiap jabatan yang

dinilai 

3. Menentukan bobot  relatif dari masing-masing faktor dan sub  faktor.  Dibuat

berdasarkan kesepakatan antara anggota team penilai dan pimpinan

perusahaan. Penentuan bobot ini boleh dikatakan bersifat subyektif.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  134. Menentukan  nilai angka  untuk setiap  faktor/sub  faktor, dengan urut-urutan

langkah sebagai berikut :

a.  Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan

b.  Menentukan nilai masing-masing faktor/sub faktor  yaitu dengan cara

mengalikan bobot faktor tadi dengan nilai maksimum 

c.  Menentukan nilai untuk masing-masing derajat 

5. Menghitung nilai dari setiap jabatan

Daftar Pustaka

Husna Suad & Heiddjrachman (1997).  Manajemen Personalia. Penerbit BPFE.

Yogyakarta.

Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.

Wexley Kenneth N & Yulk Gary  (1992).  Perilaku Organisasi dan Psikologi

Personalia. Penerbit Rineka Cipta.

e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara  14