Analisis Jabatan
BABI
PENDAHULUAN
1.1. Pengantar
Organisasi terdiri dari berbagai
elemen yang salah satunya adalah sumber
daya manusia. Sedangkan
sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan,
metoda/cara kerja dan modal.
Berkenaan dengan sumberdaya organisasi
perlu
diingat bahwa semua itu tidaklah
tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan
yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan
secara cermat. Proses
manajemen yang balk harus bisa
memanfaatkan keterbatasan tersebut demi
tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi
yang lain sumberdaya manusia harus
dikelola dengan baik. Bahkan bisa
dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada
dasarnya adalah proses
pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis,
ukuran, fungsi ataupun tujuannya
harus beroperasi dengan dan melalui manusia.
Dibandingkan dengan elemen-elemen
yang lain memang dapat dikatakan bahwa
manusia adalah merupakan elemen
yang paling dinamis dan kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan
organisasi tergantung pada pengelolaan
dan pendayagunaan manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer
harus
mampu bekerja secara efektif
dengan manusia, dan harus mampu memecahkan
bermacam-macam persoalan
sehubungan dengan pengelolaan sumberdaya
manusia. Pengelolaan sumberdaya
manusia di dalam organisasi kemudian dikenal
dengan manajemen Personalia dan
kemudian berkembang menjadi Manajemen
Sumberdaya Manusia.
1.2. Pengertian Manajemen
Sumberdaya Manusia
Manajemen Sumberdaya Manusia
dapat didefinisikan sebagai suatu proses
perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian sumberdaya
dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi.
Proses tersebut mencakup
kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan
tenaga kerja, seleksi dan
penempatan pegawai, pengembangan personil melalui
pendidikan dan pelatihan,
integrasi personil kedalam organisasi dan
pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil
kerja
serta juga pengembangan karir serta pemberhentian
personil. Secara skematis
ruang lingkup manajemen
sumberdaya manusia dapat dilihat pada Gambar-1.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 11.3. Sasaran
Manajemen Sumberdaya Manusia
Salah satu tugas manajemen adalah
untuk mendayagunakan sumberdaya
manusia yang dimilikinya
secara optimal. Pendayagunaan ini
seringkali berarti
mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara
optimal demi tercapainya tujuan
organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui
proses manajemen terhadap
sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya
seperti dapat dilihat pada
Gambar-1.
Manusia akan mau dan mampu untuk
bekerja dengan dengan baik
bilamana ia ditempatkan pada
posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat
dan kemampuannya, serta bila mana
ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan
melakukan pekerjaan itu. lni
berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan
orang pada jabatan-jabatan yang
sesuai dengan minat dan kemampuannya,
dengan tidak lupa
mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Secara singkat dapat dikatakan
bahwa manajemen sumberdaya manusia
sangat erat kaitannya dengan
motto "The Right Man on the Right Place and the
Right Time". Jadi manajemen
sumberdya manusia pada saat yang tepat harus
bisa mengusahakan agar
tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat
sesuai dengan minat dan
kemampuannya.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 2BAB II
ANALISIS JABATAN
2.1. Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto
"The Right Man on the Right Place at the
Right Time" ada beberapa hal
yang harus diketahui. Dari sudut
perusahaan,
maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur
"PLACE-" nya, sebab
perusahaan sebagai organisasi
adalah wadah tempat manusia (MAN)
bekerja.
Tempat bekerja ini seringkali
seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman
tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang-kadang diartikan sebagai
posisi atau pekerjaan, tanpa
penjelasan lebih
jauh. Untuk memperoleh
keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini,
Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai
arti dari
beberapa istilah yang berkaitan
dengan jabatan, sebagai berikut:
UNSUR
Ialah komponen yang paling
kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat,
menekan dan sebagainya.
TUGAS
Ialah sekumpulan dart
beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan
kegiatan fisik atau mental yang
membentuk langkah-langkah wajar yang
diperlukan dalam pelaksanaan
kerja.
KEDUDUKAN (POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS yang
diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban
dan tanggung jawab yang dibebankan
kepada seorang pegawai atau
pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu
perusahaan atau instansi adalah
sama dengan jumlah pegawai atau
pekerjanya.
PEKERJAAN
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN
(POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban
atau tugas-tugas pokoknya. Dalam
kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan
dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar
di
berbagai tempat.
JABATAN (JOB)
Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB)
yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang
lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang juga sama
meskipun tersebar di berbagai
tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud
dengan JABATAN, belum berarti bahwa
permasalahan sudah selesai.
Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan
yang ada dalam perusahaan
seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman
istilah (NAMA JABATAN) danjuga
karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada
jabatan itu sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan
yang sama untuk jabatan-jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang
berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan
yang berbeda pada perusahaan yang
berbeda.
Kebanyakan perusahaan hanya tahu
bahwa misalnya mereka mempunyai
5 orang tukang ketik, 20 orang
operator dan 8 orang ahli teknik. Namun
apa
yang sebenarnya dilakukan oleh
orang-orang tersebut belum tentu diketahui
secara jelas oleh perusahaan.
Bahkan ironisnya para pemegang jabatan
itu
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 3sendiri
kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang sipa yang seharusnya ia
kerjakan.
Untuk mengatasi hal ini, bisa
dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang
secara sistematis dan teratur
mengumpulkan semua informasi dan fakta yang
berhubungan dengan suatu
jabatan
2.2. Peran Analisis Jabatan dalam
Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu pengetahuan yang eksplisit
dan terperinci mengenai setiap jabatan
sangatlah diperlukan, antara lain
untuk keperluan :
Rekrutmen, seleksi dan
penempatan tenaga kerja
Menentukan besarnya upah
Merancang jalur karir pekerja /
pegawai
Menetapkan beban kerja yang
pantas dan adil
Merancang program pendidikan dan
pelatihan yang efektif
Selain memberikan manfaat
bagi organisasi, analisa jabatan juga
bermanfaat bagi pegawai untuk
mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan
ditempatkan pada jabatan yang
sesuai dengan
kualifikasi yang ia miliki,
berarti para pegawai tersebut telah
diberikan
kesempatan untuk mengembangkan
dirinya dan merealisasikan potensinya
seoptimal mungkin.
2.3. Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu
kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan
keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing JABATAN
secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada
jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung
jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus
dilakukan
Bagaimana cara melakukannya
Alat-alat dan bahan-bahan yang
digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan
lamanya jam bekerja
Pendidikan, pengalaman dan
latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan
kemampuan yang diperlukan untuk
melakukan
pekerjaan tersebut
Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa
diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku
catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan
pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja
yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber
tersebut, pengumpulan informasi untuk
analisa
jabatan ini bisa dilaksanakan
dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar
pertanyaan/angket) kepada para pemegang
Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang
yang pernah melaksanakan
pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau
mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh
dari Analisa Jabatan ini dapat
digolongkan dalam
beberapa butir berikut:
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 41. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
dibebankan pada
pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko
kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan,
pendidikan dan lain-lain
Analisa jabatan dilakukan
terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan
tanggung jawab sesuatu jabatan.
Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan
tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada
umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan
)
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang
dan tanggungjawab tiap
jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi
jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir
(Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi
(kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis
jabatan
untuk hal atau kegiatan-kegiatan
yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang
diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain
dari data-data
jabatan yang kemudian di susun
secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi jabatan. Uraian tentang
informasi jabatan ini biasanya disebut uraian
jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2
elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
2.3.1. Uraian Jabatan (Job
Description)
Uraian jabatan adalah suatu
catatan yang sistematis tentang tugas
dan
tanggung jawab suatu jabatan
tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian
jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan
pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta
untuk mengetahui batas-batas tanggung
jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu
dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada
umumnya
meliputi :
1. Identifikasi
Jabatan, yang berisi
informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu
perusahaan
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang
jabatan tersebut;
yang juga memberikan suatu
definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan
tidak cukup
jelas
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 53. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian
ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk
dituliskan
secara tepat. Untuk itu, bisa
dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan
tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara
melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang
diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan
tingkat
pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini
menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan
jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran
serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang
digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas,
dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang
berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan
di atas
2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan
Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah
persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu
jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan
ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian
Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya
dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan,
latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan
keterampilan
3. Persyaratan fisik dan
mental
4. Persyaratan umur dan jenis
kelamin
2.3.3. Kegunaan Analisa
Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi
Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara
lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi
Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil
kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen,
seleksi dan penempatan pegawai
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur
promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program
kesehatan dan keselamatan
kerja
2.4. Pelaksanaan Analisis
Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya
adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data
jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan
perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang
dilakukan adalah :
a. Penegasan
kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan
bagi proses selanjutnya termasuk
nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit
kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di
beri kode identifikasi
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 6c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan
digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang
diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan
menjelaskan tentang metode
yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan
perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua
karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan
dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk
mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan
yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat
dilakukan dengan melalui beberapa
cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti
pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana
tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya
menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis
mewawancarai langsung
pemegang jabatan dengan
mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih dulu dan mencatat
jawabannya untuk diolah menjadi
informasi
yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan
melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk
di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat "terbuka"
(Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya
sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan
itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat
sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau
benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada
pengetahuan dan "ahli", rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan
beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat
diadakan untuk jabatan atau posisi
yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal
yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti
kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan
yang dibutuhkan dan perajatan
yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan
mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan
teknis, profesional,
kepengawasan dan eksekutif
sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang
jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada
umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi
formulir atau dapat membaca dan menulis dengan
baik. Setiap kategori karyawan
harus diberi kuisioner tersendiri
dengan gaya
bahasa khusus guna mencegah
kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya
dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk
mendapatkan informasi tentang suatu
jabatan atau
posist. Tetapi metode ini agak
sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian
berguna, karena si penulis tidak merumuskan
kegiatan yang sebenarnya. Juga
masih banyak pekerjaan yang tidak
membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 73. Tahap
Pengo]ahan Data
Setelah proses pengumpulan data
selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian
jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan
kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan
sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7. Mempersiapkan
rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan
pegawai; penilaian karya pegawai ;
sistem pemberian balas jasa ;
pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem
dan prosedur administrasi
kepegawaian.
2.5. Kesimpulan
Analisis jabatan adalah
suatu kegiatan yang sangat berguna untuk
berbagai keperluan perancang
organisasi dan perancangan jabatan (Job Design)
adalah suatu keharusan dan harus
dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang
masih baru dan strukturnya masih
berkembang terus lebih baik menekankan
pada perancang jabatan (Job
Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus.
Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis
Jabatan. Tetapi mengingat
perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka
analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah
informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan
Perancangan Jabatan (Job Design)
karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen
sumber daya manusia.
BAB III
EVALUASI JABATAN DAN SISTEM
PEMBERIAN IMBALAN
3.1. Sistem Pemberian
Imbalan
Sistem pemberian imbalan (kompensasi) adalah merupakan hal
yang
penting dalam perusahaan.
Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain
karena :
Seringkali imbalan adalah
merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa
merupakan daya tarik untuk mendapatkan
karyawan yang baik (bermutu)
Bisa menjadi perangsang bagi
karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya
Bisa menghindari munculnya
ketidakpuasan kerja, atau dengan kata
lain bisa
meningkatkan motivasi kerja serta
loyalitas karyawan terhadap perusahaan
3.2. Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Kebijaksanaan Imbalan
/Penggajian
Dalam menetapkan kebijaksanaan
berkenaan dengan masalah pemberian
imbalan (penggajian) ada beberapa
faktor yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, baik yang bersifat
internal perusahaan maupun yang sifatnya
eksternal.
Faktor-faktor internal yang
mempengaruhi antara lain adalah :
1. Kemampuan perusahaan untuk
membayar
2. Eksistensi dari Serikat
Pekerja
3. Karakteristik Pekerja.
Adalah baik sekali bilamana
perusahaan bisa memberikan imbalan yang
sesuai dengan prestasi yang
ditunjukkan oleh masing-masing pekerja,
pengalamannya atau tingkat
pendidikannya
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 84. Karakteristik Pekerjaan.
Pemberian imbalanpun harus disesuaikan dengan berat /
ringannya beban
kerja ataupun tanggung jawab yang
harus di pikul oleh pekerja, termasuk di
sini kondisi tempat kerja
ataupun besarnya resiko untuk
mendapatkan
kecelakaan kerja
Sedangkan faktor-faktor
eksternalnya antara lain adalah:
1. Keadaan pasar tenaga kerja
Kondisi tenaga kerja yang
ada di
pasar tenaga kerja seringkali punya
pengaruh yang besar dalam
menentukan besarnya imbalan / gaji yang akan
diberikan. Hal ini berhubungan
dengan prinsip "supply: demand" , dimana
imbalan akan tinggi bilamana
tenaga kerja yang kita butuhkan termasuk
tenaga kerja yang langka atau
yang sulit di peroleh di pasar tenaga kerja.
Sebaliknya, perusahaan bisa memberikan imbalan yang relatif rendah
bilamana tenaga kerja yang
dibutuhkan banyak terdapat di pasar
tenaga
kerja.
2. Biaya hidup
Besarnya imbalan pertu
disesuaikan dengan biaya hidup. Hal ini
menyebabkan besarnya imbalan,
seringkali ditentukan berdasarkan daerah
dimana perusahaan berada.
3. Peraturan pemerintah
Seperti diketahui Pemerintah,
dalam hal ini Departemen Tenaga Kerja
telah
menetapkan adanya gaji/upah
minimum yang disusun berdasarkan
kebutuhan fisik minimum/kebutuhan
hidup minimum
3.3. Falsafah Pemberian
Imbalan
Sistem peemberian imbalan
dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat
ADIL dan KOMPETITIF. Kedua sifat tersebut akan dapat dipenuhi bilaman
perusahaan memperhatikan baik
faktor-faktor internal maupun eksternal
perusahaan dalam menetapkan
besarnya imbalan.
3.4. Proses Penetapan Sistem
Imbalan
1. Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran
Jabatan.
Pada perusahaan yang baru
berdiri, belum bisa dilakukan analisa
jabatan.
Dalam kondisi demikian, paling
tidak bisa dilakukan penentuan sasaran
jabatan. Output jabatan haruslah
menjadi syarat bagi pemegang jabatan,
juga dalam penetapan imbalan.
Dikenai adanya 3 kategori sasaran
jabatan,
yaitu :
sasaran RUTIN
sasaran PEMECAHAN PERSOALAN
sasaran PEMBAHARUAN
2. Evaluasi jabatan
Penentuan nilai jabatan, relatif
terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu
perusahaan perlu dilakukan
sebagai dasar untuk menentukan besarnya
imbalan yang adil
3. Survey Upah
Penelitian untuk mengetahui
standard upah yang berlaku pada
perusahaanperusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan
untuk bisa menentukan besamya
imbalan yang kompetitif.
4. Penetapan kebijakan
Kebijakan mengenai sistem imbalan
ditetapkan oleh perusahaan, dengan
memperhatikan beberapa faktor
antara lain:
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 9 Peraturan Pemerintah
Hukum
Kondisi Ekonomi
Kondisi Pasar Tenaga Kerja
Kedudukan yang ingin di capai
perusahaan ( citra )
4. Penetapan Harga Jabatan
Pada akhirnya perusahaan perlu
menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan
untuk semua jabatan yang ada
dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling
rendah sampai yang paling tinggi.
Langkah-Iangkah dalam proses
penetapan sistem imbalan ini secara
skematis
dapat dilihat pada Gambar 2
berikut:
Gambar 2: Proses Penetapan
Imbalan
3.5. Pengertian Evaluasi
Jabatan
Evaluasi jabatan atau penilaian
jabatan adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam
menentukan nilai suatu jabatan, relatif
terhadap
jabatan-jabatan lain yang ada
dalam satu perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini
adalah untuk menentukan tingkat upah yang
tepat dan adil diantara
jabatan-jabatan yang ada.
3.6. Langkah-langkah Evaluasi
Jabatan
1. Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner,
wawancara langsung ataupun
pengamatan) dan kemudian menyusun
informasi tersebut menjadi uraian
Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah
nomor 1 ini biasa dikenal dengan
sebutan Analisa Jabatan.
2. Menetapkan nilai relatif dari
masing-masing jabatan dengan cara mempelajari
Uraian Jabatan dan Spesifikasi
Jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam
metode untuk menentukan nilai
jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya NonKuantitatif dan metode yang
Kuantitatif
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 103.7.
Metode-metode Evaluasi Jabatan
1. Metode Non-Kuantitatif:
a. Metode Penentuan Peringkat
(Ranking Method)
b. Metode Klasifikasi
(Grade/Classification Method)
2. Metode Kuantitatif:
a. Metode Perbandingan Faktor
(Factor Comparison Method)
b. Metode Sistem angka (Point
System Method)
3.7.1. Metode Penentuan Peringkat
(Ranking Method)
Metode Penentuan Peringkat ini
adalah metode yang paling sederhana
diantara metode-metode penilaian
jabatan yang lain, yang hanya cocok
untuk
diterapkan pada perusahaan kecil
dengan jumlah jabatan yang sedikit.
Penilaian terhadap jabatan
dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus
dibentuk, yang biasanya
terdiri dari orang-orang dalam perusahaan dengan
dibantu oleh konsultan ahli dalam
bidang ini.
Dasar yang dipakai dalam
menentukan nilai ini adalah hasil Analisa
Jabatan (yaitu Uraian Jabatan dan
Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisa
jabatan ini tidak ada, maka team
penilai menentukan peringkat dari masingmasing jabatan tersebut berdasarkan
interprestasi mereka terhadap kondisi dari
masing-masing pekerjaan (tercakup
di sini antara lain keadaan tingkat kesulitan
dan volume pekerjaan, besarnya
tanggung jawab yang harus dipikul,
pengawasan yang dilakukan/yang
diterima, latihan dan pengalaman yang
dibutuhkan serta kondisi kerja).
a. Teknik-Teknik Penentuan
Peringkat
Teknik I :
-
Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah
(sebagai batas atas dan batas
bawah)
- Jabatan-jabatan lain kemudian
dinilai dan ditempatkan/ diurutkan
diantara
dua batas ini.
Teknik II :
-
Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).
-
Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan
lain.
Teknik III :
-
Masing-masing anggota team penilai
membaut urutan dari semua jabatan,
kemudian hasilnya dirata-ratakan
Teknik IV :
- Menggunakan peta struktur orgarusasi sebagai
acuan
-
Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta
struktur
organisasi
Kelebihan Metode Penentuan
Peringkat adalah: 1) sederhana ; 2) cepat ;
3) murah
Kelemahan Metode Penentuan
Peringkat adalah: 1) alasan penilaian tidak
jelas, hasilnya niiai kasar ; 2)
subyektif (tergantung penilai) ; 3) sulit
untuk dilakukan pada organisasi
besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu
banyak
b. Metode Klasifikasi (Grade /
Classification Method)
Metode ini merupakan perbaikan
dari Metode Penentuan Peringkat. Di sini team
penilai memulai kegiatannya
sebagai berikut :
1) Menetapkan beberapa kelas / tingkatan
jabatan
2) Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas
/ tingkatan jabatan tersebut
secara lengkap.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 113) Team
memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan
cara mencocokkan ciri kelas /
tingkatan dengan interprestasi mereka tentang
ciri masing-masing jabatan
(seperti tingkat kesulitannya, besarnya tanggung
jawab, latihan dan pengalaman
yang dibutuhkan dan sebagainya
Kelebihan Metode Klasifikasi
adalah: 1) sederhana / mudah ; 2) cepat ; 3)
murah
Kelemahan Metode Klasifikasi
adalah: 1) sulit untuk menetapkan kelas/
tingkatan tersebut ; 2) masih
bersifat subyektif (tergantung penilai) ; 3)
sulit untuk dilakukan pada
organisasi besar dengan jumlah jabatan yang
terlalu banyak
c. Metode Perbandingan Faktor
(Factor Comparison Method)
Metode ini sudah digolongkan ke dalam metode kuanitatif,
karena sudah
berusaha untuk memberikan nilai
kuantitatif pada masing-masing jabatan (bukan
hanya peringkat ataupun kelas /
tingkatan ).
Langkah-langkah penentuan nilai
relatif
1. Mengidentifikasi dan
mendefinisikan faktor-faktor (dan sub faktornya, kalau
ada ) dari setiap jabatan yang
akan di nilai .
Contoh :
FAKTOR SUB FAKTOR
1. Keterampilan (Skill) 1.
Pendidikan
2. Inisiatif
3. Pengalaman
2. Usaha 4. Usaha Fisik
5. Usaha mental
3. Tanggung Jawab (T.J) 6. T.J atas pekerja
7. T.J atas uang
8. T.J atas peralatan
9. T.J atas bahan
4. Kondisi Kerja 10. Lingkungan kerja
11. Resiko Kerja
2. Memilih beberapa jabatan
sebagai "Jabatan Kunci" (Key Jobs) yaitu jabatanjabatan yang :
Populer (ada [ada setiap
perusahaan )
Upahnya telah sesuai
Terdefinisi ( tugas-tugasnya )
dengan jelas
3. Team penilai melakukan
penilaian terhadap faktor-faktor dan sub faktor dari
jabatan-jabatan kunci tadi, dan
menyusunnya berdasarkan peningkat.
Contoh
JABATAN KUNCI PERINGKAT DARI MASING-MASING FAKTOR
SKILL USAHA
T.J KONDISI KERJA
A
1 3 1 3
B
2 2 2 2
C
3 1 3 1
4. Menyusun alokasi tingkat upah
yang sesuai setiap faktor dalam jabatan
jabatan kunci tadi
JABATAN KUNCI ALOKASI TINGKAT SETIAP FAKTOR
SKILL USAHA
T.J KONDISI KERJA
1
40 30 20 10
2
25 20 15 6
3
10 10 10 2
Dengan ini maka struktur upah
untuk masing-masing jabatan kunci sudah
dapat dihitung.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 125. Penilaian terhadap faktor-faktor (dan
sub faktor) dari jabatan-jabatan yang
lain dapat dilakukan dengan cara
membandingkannya terhadap faktor-faktor
(sub faktor) dari jabatan kunci.
d. Metode Sistem angka (Point
System Method)
Metode ini adalah metode
penilaian jabatan yang paling banyak
dipakai
oleh perusahaan-perusahaan, sebab
termasuk metode yang paling teliti dan
akurat (walaupun pelaksanaannya
cukup rumit) Langkah-langkah Metode Sistem
Angka
1. Memilih faktor-faktor jabatan, yaitu
ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu di
bayar oleh perusahaan.
Contoh: Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu
dinilai/dibayar oleh
perusahaan bagi jabatan pengali
sumur.
Banyaknya faktor yang digunakan,
bervariasi tergantung pada kondisi
perusahaan. Untuk pekerja
langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya
juga berbeda. Pemilihan faktor
ini dilakukan oleh team penilai. Adapun
contoh-contoh faktor penilaian
dapat dilihat sebagai berikut.
Faktor-faktor dan sub faktornya
rang biasa dinilai, antara lain:
A. PENDIDlKAN
A.1. Pendidikan Formal
A.2. Kursus/Latihan
A.3. Pengalaman
B. KETERAMPILAN
B.1. Keterainpilan Fisik
B.2. Keterampilan Mental
B.3. Keterampilan Bahasa
B.4. Keterampilan Analisis
B.5. Keterampilan Tangan
(dexterity)
B.6. Keterampilan Sosiaf
(bergaul)
B.7. Keterampilan untuk mengambil
keputusan
C. USAHA
C.1. Usaha Fisik
C.2. Usaha Mental
D. TANGGUNG JAWAB
D.1. Tanggung jawab atas Ruang
D.2. Tanggungjawab atas
Peralatan
D.3. Tanggungjawab atas
bahan
D.4. Tanggungjawab atas
Keamanan/Keselamatan Kerja
D.5. Tanggungjawab atas Rahasia
Perusahaan
E. KONDISI KERJA
E.1. lingkungan kerja
E.2. Resiko Mengalami Kecelakaan
Kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari
masing-masing faktor (dan sub faktornya).
Defenisi faktor dan sub faktor
yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti
dan
tidak mempunyai arti ganda. Derajat faktor juga harus dirumuskan
dengan jelas dan tidak
bertumpang tindih. Jumlah derajat
diusahakan
minimum, dengan syarat dapat
membedakan secara adil setiap jabatan yang
dinilai
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan
sub faktor. Dibuat
berdasarkan kesepakatan antara
anggota team penilai dan pimpinan
perusahaan. Penentuan bobot ini
boleh dikatakan bersifat subyektif.
e-USU Depository ©2004
Universitas Sumatera Utara 134.
Menentukan nilai angka untuk setiap
faktor/sub faktor, dengan
urut-urutan
langkah sebagai berikut :
a. Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan
nilai yang akan digunakan
b. Menentukan nilai masing-masing faktor/sub
faktor yaitu dengan cara
mengalikan bobot faktor tadi
dengan nilai maksimum
c. Menentukan nilai untuk masing-masing
derajat
5. Menghitung nilai
dari setiap jabatan
Daftar Pustaka
Husna Suad & Heiddjrachman
(1997). Manajemen Personalia. Penerbit
BPFE.
Yogyakarta.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan.
Penerbit Mandar Maju. Bandung
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen
Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Wexley Kenneth N & Yulk
Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi
Personalia. Penerbit Rineka
Cipta.
e-USU
Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara
14
Tidak ada komentar:
Posting Komentar